Datenschutz

Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer Personendaten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit unserer Website, unseren Dienstleistungen und der SaaS-Lösung notaweb bearbeiten.

Wir bearbeiten Personendaten gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist:

notaweb GmbH
Amthausstrasse 4
4143 Dornach
Schweiz

Telefon: +41 61 701 75 55
E-Mail: [DATENSCHUTZ-E-MAIL EINFÜGEN]
Web: https://www.notaweb.ch

Datenschutzbeauftragte Person oder Datenschutzvertretung:

[NAME UND KONTAKTDATEN EINFÜGEN ODER ABSCHNITT ENTFERNEN]

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die oben genannte Adresse wenden.

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

den Besuch unserer Website;
die Kontaktaufnahme mit uns;
Anfragen, Beratung und Support;
bestehende und zukünftige Geschäftsbeziehungen;
die Nutzung der SaaS-Lösung notaweb;
administrative, vertragliche und technische Abläufe;
Bewerbungen und andere Mitteilungen an uns.

Für einzelne Angebote oder Vertragsverhältnisse können ergänzende Datenschutzbestimmungen gelten.

4. Bearbeitete Personendaten

Je nach Nutzung unserer Angebote bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

Stammdaten wie Name, Vorname, Anrede und Funktion;
Kontaktdaten wie Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
Angaben zum Unternehmen oder Notariat;
Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten;
Korrespondenz und Supportanfragen;
Anmelde- und Benutzerkontodaten;
technische Daten wie IP-Adresse, Browser, Betriebssystem und Zugriffszeit;
Nutzungs- und Protokolldaten;
Angaben, die uns über Formulare oder auf andere Weise übermittelt werden;
Daten, die im Rahmen der Nutzung von notaweb gespeichert oder bearbeitet werden.

Bei der Nutzung von notaweb können auch besonders schützenswerte Personendaten oder dem Berufsgeheimnis unterstehende Informationen bearbeitet werden. Für diese Daten gelten die vertraglich vereinbarten Schutz-, Sicherheits- und Geheimhaltungspflichten.

5. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:

Bereitstellung und Betrieb unserer Website;
Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung von notaweb;
Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten;
Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen;
Bearbeitung von Anfragen und Supportfällen;
Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern;
Gewährleistung der Informations- und Systemsicherheit;
Verhinderung von Missbrauch und unberechtigten Zugriffen;
Fehleranalyse, Wartung und technische Optimierung;
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung;
Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Pflichten;
Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche;
Information über unsere Angebote, sofern dies zulässig ist.

Wir bearbeiten nur Personendaten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf:

die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen;
gesetzliche Verpflichtungen;
berechtigte Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb;
die Einwilligung der betroffenen Person;
die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmässigkeit bereits erfolgter Bearbeitungen bleibt davon unberührt.

7. Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website können automatisch technische Informationen erfasst werden. Dazu gehören insbesondere:

IP-Adresse;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seite oder Datei;
übertragene Datenmenge;
zuvor besuchte Seite;
Browser und Browserversion;
Betriebssystem;
verwendetes Endgerät;
Statusmeldungen des Webservers.

Diese Daten werden benötigt, um die Website bereitzustellen, ihre Sicherheit zu gewährleisten, technische Probleme zu erkennen und Missbrauch zu verhindern.

Die Protokolldaten werden grundsätzlich nach [SPEICHERDAUER EINFÜGEN, Z. B. 30 TAGEN] gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

8. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder auf andere Weise kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben.

Das Kontaktformular kann insbesondere folgende Daten erfassen:

Vorname;
Nachname;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
Inhalt der Nachricht.

Wir verwenden diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für allfällige Anschlussfragen. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung, die Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist.

Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Kontaktformular keine besonders schützenswerten Daten, geheimen Urkundeninhalte oder Zugangsdaten.

9. Nutzung der SaaS-Lösung notaweb

notaweb ist eine cloudbasierte Softwarelösung für Notariate. Bei ihrer Nutzung können Personendaten von Mitarbeitenden, Kunden, Parteien, Vertretungen und weiteren beteiligten Personen bearbeitet werden.

Dazu können insbesondere gehören:

Benutzer- und Kontaktdaten;
Angaben zu Mandaten, Geschäften und Vorgängen;
Dokumente und Korrespondenz;
Vertrags- und Urkundendaten;
Abrechnungsinformationen;
technische Protokoll- und Sicherheitsdaten;
weitere vom Notariat erfasste Informationen.

Der konkrete Umfang der Datenbearbeitung hängt von der Nutzung und Konfiguration der Software ab.

10. Rollenverteilung bei der Nutzung von notaweb

Soweit ein Notariat im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit Personendaten in notaweb erfasst und bearbeitet, ist grundsätzlich das jeweilige Notariat für diese Datenbearbeitung verantwortlich.

notaweb GmbH bearbeitet solche Daten im Auftrag des Notariats und entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen. Die Einzelheiten werden in einem Vertrag über die Auftragsbearbeitung geregelt.

Für Daten, die notaweb GmbH zu eigenen Zwecken bearbeitet – beispielsweise Benutzerverwaltung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Sicherheit oder Support – ist notaweb GmbH selbst verantwortlich.

Betroffene Personen sollten sich bei Fragen zu einem konkreten notariellen Geschäft zunächst an das zuständige Notariat wenden.

11. Berufs- und Amtsgeheimnis

Uns ist bewusst, dass Daten aus dem notariellen Umfeld besonderen gesetzlichen und beruflichen Geheimhaltungspflichten unterliegen können.

Wir verwenden solche Daten ausschliesslich zur vertraglich vereinbarten Leistungserbringung und treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme, Veränderung, Offenlegung oder Verlust.

Mitarbeitende und beigezogene Dienstleister werden im erforderlichen Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet.

[PRÜFEN UND ERGÄNZEN: KONKRETE VERTRAGLICHE REGELUNG ZUM NOTARIATSGEHEIMNIS]

12. Hosting und Datenstandorte

Unsere Website und die SaaS-Lösung notaweb werden bei sorgfältig ausgewählten Hosting- und Infrastrukturanbietern betrieben.

Website-Hosting:

[NAME UND ANSCHRIFT DES HOSTINGANBIETERS]
Datenstandort: [LAND/REGION]

SaaS-Hosting:

[NAME UND ANSCHRIFT DES CLOUD- ODER RECHENZENTRUMSANBIETERS]
Datenstandort: [LAND/REGION]

Sofern Daten ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums bearbeitet werden, stellen wir durch geeignete Garantien ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Dazu können Angemessenheitsbeschlüsse, anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Schutzmassnahmen gehören.

13. Auftragsbearbeiter und weitere Empfänger

Wir können spezialisierte Dienstleister beiziehen, soweit dies für den Betrieb und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Dazu können gehören:

Hosting- und Rechenzentrumsanbieter;
IT- und Sicherheitsdienstleister;
Support- und Wartungsunternehmen;
E-Mail- und Kommunikationsanbieter;
Buchhaltungs- und Zahlungsdienstleister;
Rechts- und Beratungsunternehmen;
Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Dienstleister erhalten nur diejenigen Daten, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Sie werden vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzvorschriften verpflichtet.

Eine aktuelle Liste der für notaweb eingesetzten Unterauftragsbearbeiter kann unter [LINK EINFÜGEN] abgerufen oder unter [E-MAIL EINFÜGEN] angefordert werden.

14. Cookies

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die im Browser gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, um grundlegende Funktionen, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Optionale Cookies, insbesondere für Statistik oder Marketing, werden nur eingesetzt, wenn dies rechtlich zulässig ist und eine allenfalls erforderliche Einwilligung vorliegt.

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Dadurch können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt sein.

[PRÜFEN: WERDEN AUSSER TECHNISCH NOTWENDIGEN COOKIES WEITERE COOKIES VERWENDET?]

15. Webanalyse und externe Dienste

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzerklärung wurden auf der geprüften Website keine eindeutig erkennbaren externen Analyse-, Karten- oder Videodienste festgestellt.

Falls zukünftig Dienste wie Webanalyse, externe Schriftarten, Karten, Videos, Terminbuchung, Newsletter oder Social-Media-Inhalte eingebunden werden, muss dieser Abschnitt vor der Aktivierung entsprechend ergänzt werden.

[ENTFERNEN ODER ERGÄNZEN, FALLS EXTERNE DIENSTE EINGESETZT WERDEN]

16. E-Mail-Kommunikation

E-Mails werden grundsätzlich unverschlüsselt über das Internet übertragen. Dabei kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Nachrichten von Dritten eingesehen, verändert oder fehlgeleitet werden.

Bitte senden Sie besonders vertrauliche Informationen, geheime Urkundeninhalte, Passwörter oder Zugangsdaten nur über einen dafür vorgesehenen sicheren Übermittlungsweg.

[LINK ODER BESCHREIBUNG DES SICHEREN ÜBERMITTLUNGSWEGS EINFÜGEN]

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Veränderung zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

verschlüsselte Datenübertragung;
Verschlüsselung gespeicherter Daten;
rollenbasierte Zugriffsberechtigungen;
Mehrfaktor-Authentifizierung;
Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
Datensicherungen und Wiederherstellungsverfahren;
regelmässige Aktualisierungen;
Überwachung und Behandlung von Sicherheitsereignissen;
Schulung und Verpflichtung der Mitarbeitenden;
regelmässige Überprüfung der Schutzmassnahmen.

[PRÜFEN: NUR TATSÄCHLICH UMGESETZTE MASSNAHMEN VERÖFFENTLICHEN]

Trotz angemessener Schutzmassnahmen kann keine Datenübertragung oder Datenspeicherung vollständig risikofrei garantiert werden.

18. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder regulatorische Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anschliessend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine zulässigen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Für Daten innerhalb von notaweb gelten die mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Aufbewahrungs-, Rückgabe- und Löschregelungen.

[AUFBEWAHRUNGS- UND LÖSCHKONZEPT PRÜFEN UND GEGEBENENFALLS KONKRETISIEREN]

19. Datensicherungen

Personendaten können für einen begrenzten Zeitraum in Sicherungskopien verbleiben. Diese Kopien dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen oder Sicherheitsereignissen und werden nicht für andere Zwecke verwendet.

Die Löschung aus Sicherungssystemen erfolgt gemäss dem festgelegten Sicherungs- und Löschkonzept.

[BACKUP-INTERVALL UND MAXIMALE AUFBEWAHRUNGSDAUER EINFÜGEN]

20. Bekanntgabe ins Ausland

Personendaten werden grundsätzlich in der Schweiz oder in Staaten mit einem anerkannten angemessenen Datenschutzniveau bearbeitet.

Falls eine Übermittlung in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau erforderlich ist, verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln, oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme.

Die betreffenden Staaten und Schutzmassnahmen werden in der Liste der Unterauftragsbearbeiter oder in den jeweiligen Vertragsunterlagen ausgewiesen.

21. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen grundsätzlich keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen, die für betroffene Personen erhebliche rechtliche oder vergleichbare Auswirkungen haben.

Falls solche Verfahren zukünftig eingesetzt werden, informieren wir die betroffenen Personen gemäss den gesetzlichen Anforderungen.

22. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können betroffene Personen insbesondere folgende Rechte geltend machen:

Auskunft über die bearbeiteten Personendaten;
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
Löschung von Personendaten;
Einschränkung oder Sperrung einer Bearbeitung;
Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten;
Widerspruch gegen bestimmte Datenbearbeitungen;
Widerruf einer erteilten Einwilligung;
Überprüfung einer automatisierten Einzelentscheidung.

Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen, Einschränkungen oder Ausnahmen unterliegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:

[DATENSCHUTZ-E-MAIL EINFÜGEN]

Wir können einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen, um die Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.

23. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

In der Schweiz ist dies:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz
https://www.edoeb.admin.ch

Soweit die DSGVO anwendbar ist, besteht zudem das Recht, sich bei einer zuständigen europäischen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

24. Links zu externen Websites

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Für deren Inhalte und Datenschutzpraktiken sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen der betreffenden Websites zu lesen.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere bei Änderungen unserer Dienstleistungen, eingesetzten Technologien oder gesetzlichen Anforderungen.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: [MONAT JAHR EINFÜGEN]